Un devis est un accord écrit entre un professionnel et un client. Donc si un client conteste le montant final de la facture une fois le produit livré ou la prestation réalisée, le professionnel aura un élément de preuve. La signature d’un devis reste donc conseillée pour chaque vente.
En tant qu’entrepreneur, il est essentiel de savoir rédiger des factures pour vos clients. Ce document comptable permet de demander le paiement d’une prestation de service ou vente de marchandise à votre client après sa réalisation. Une facture doit respecter certaines conditions pour être conforme en incluant les mentions obligatoires et le détail des ventes et achats de marchandises ou de prestations de services.
La première étape est d’étudier les besoins du client. Puis de chiffrer sa demande afin de pouvoir établir un devis. Attention, pour faciliter la compréhension du client il est important que le devis soit extrêmement détaillé. Il est donc recommandé d’être le plus transparent possible dans sa rédaction. Sans oublier les mentions obligatoires ! Enfin, pour qu’il soit valable, le devis doit être daté et signé par le client avec la mention « bon pour accord ».
Il existe 4 types de factures différentes : Les factures courantes : ce sont celles que vous envoyez à vos clients à la fin d’une vente ou d’une mission. Les factures d’acompte : il s’agit des factures qui précèdent le début de la prestation. Elles permettent de sécuriser l’opération commerciale ou d’investir dans la matière première. Elles permettent de sécuriser l’opération commerciale ou d’investir dans la matière première. Les notes de crédit (ou facture de crédit): ce sont les factures qui prouvent que vous devez une certaine somme à votre client. Réalisées après l’édition de la facture courante, elles permettent de rectifier une erreur dans celle-ci ou de l’annuler. Les factures pro forma : elles sont réalisées « pour la forme ». Produites avant la prestation ou la vente, elles ressemblent plus à un devis qu’à une facture commerciale. Elles ne nécessitent aucun paiement de la part du client et ne possèdent aucune valeur juridique.
L’acompte sur facture se présente presque comme une facture classique, mais elle n’a pas l’obligation de spécifier les biens ou prestations concernés. Elle doit faire figurer les mentions suivantes : La date d’émission Le numéro de facture La date de la vente ou de l’exécution de la prestation L’identité complète de l’acheteur et du vendeur Le numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur mais aussi celui de l’acheteur s’il s’agit d’un professionnel. La désignation et les détails du produit ou de la prestation Le prix unitaire catalogue hors taxe Les majorations éventuelles de prix Le taux de TVA légalement applicable et son montant correspondant Les réductions de prix La somme totale à payer hors taxe et toutes taxes comprises. Les modalités de paiement